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苏州研究院综合管理部

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  主要职能: 

  1.负责外来公文的签收、登记、审核、提出拟办意见,完成日常公文及内部签批件的草拟及上报,并完成内部公文的流转。 

  2.负责单位印章及各类证照的管理,按制度要求使用印章,并对其使用进行实时登记;负责与相关部门沟通,完成营业执照、税务登记证、组织机构代码证等的年检工作。 

  3.按档案管理制度负责每年照片、文书、声像等相关资料的归档。 

  4.负责组织实施院务工作会议,同时负责其他会议会务工作;负责安排所内出差人员、客户来访的住宿及车辆的使用。 

  5.负责单位、宿舍所有区域的安全检查工作,并组织员工、学生进行安全教育培训,不断加强防火、防盗等安全意识;负责与当地安监、环保等部门的对接和协调工作;在所安委会的领导下,负责苏研院安全保卫工作的组织管理工作。 

  6.负责调度、记录班车、租用车辆的使用,根据实际情况调整车辆使用数量,并于每月末与对方公司进行核算,报销相关费用。 

  7.负责维护通信及办公自动化设备,包括打印机、复印机的使用登记,及相关设备的维修等;负责日常基础设施租用、使用及维护,包括电梯、灯光照明、门窗、卫生洁具等的报修、登记工作。 

  8.负责苏研院会议预算表及后期相关报销的审批;负责印刷品前期审核工作及后期报销单的审批;负责报刊、书籍的订阅,报销审核及管理;负责汽车用品采购的前期审核及后期报销单的审批。 

  9.负责日常物资采购的前期审核;负责采购合同的实施和验收;负责固定资产的审核、登记、入账、打印粘贴标签及ERP数据库维护等;每月与财务处进行对账、结账工作;每两年进行一次固定资产盘点工作。 

  10.对五十万元以上大型设备进行档案整理及移交工作。 

  11.检查单位所有办公区域的保洁工作是否达标,每周一次对检查出的问题进行总结记录,并要求其整改。 

  12.负责与苏州工业园区相关部门对接,租住学生宿舍及职工宿舍;负责职工及学生宿舍的日常调配、日常保洁,缴纳水、电、气等生活费用。 

  13.协助需要办理集体户口的员工办理迁移户口相关事宜。 

  14.为保障新建园区建设工作的顺利进行,负责协助园区处充分与地方相关部门、设计单位、建设单位进行沟通,并递交相关材料等。 

  15.监督检查涉密部门纸质涉密文件的控制;负责院涉密载体的制作、收发、传递、使用、复制、保存、销毁等全生命周期的保密管理;负责院机要通信与交换的保密管理;负责全院综合新闻稿件和对外宣传的保密审查。 

  16.负责全院保密要害部门、部位保密基础设施的防范和检查以及日常保密管理;负责全院计算机和信息系统、通信、办公自动化设备日常运行维护等保密管理工作。 

  17.负责院涉密活动、涉外活动的安全保卫保密工作。 

  18.负责综合档案、保密工作档案的收集、整理、分类和归档等工作以及工勤人员的保密管理; 

  19.负责制定院涉密人员保密教育培训计划并组织实施。 

  20.负责全院信息设备台账管理与维护工作;负责密码、密钥工作的日常管理。 

  21.负责组织院保密工作年度考核;负责本部门有关涉密事项的保密管理。 

    

  工作人员: 

  路江涛(主任)   

    洁(行政专员) 

  联系方式: 

    话:0512-69997992 

    真:0512-69997965